Help
Options
Didn't know it?
click below
click below
Knew it?
click below
click below
Don't Know
Remaining cards (0)
Know
retry
shuffle
restart
0:00
Embed Code - If you would like this activity on your web page, copy the script below and paste it into your web page.
Normal Size Small Size show me how
Normal Size Small Size show me how
Іспит з діловодства
Іспит з діловодства: Повний курс
| Question | Answer |
|---|---|
| Що таке діловодство? | Це діяльність, яка охоплює створення документів та організацію роботи з ними. |
| Яка основна мета ведення діловодства в організації? | Створення єдиного порядку роботи з документами від моменту їх створення до архівування. |
| Чи мають документи складатися у довільній формі? | Ні, оформлення документів суворо регулюється державними стандартами та інструкціями. |
| Як діловодство впливає на якість управління компанією? | Воно забезпечує керівників оперативною, точною та актуальною інформацією. |
| Які основні етапи руху документів в установі? | Створення, реєстрація, виконання, поточне зберігання та передача до архіву. |
| Які існують типи документів за їхніми назвами? | Заяви, накази, акти, протоколи, листи, довідки, інструкції, контракти. |
| На які дві групи діляться документи за джерелом їх виникнення? | На службові (офіційні, від імені організацій) та особисті (від приватних осіб). |
| Чим відрізняються внутрішні документи компанії від зовнішніх? | Внутрішні діють лише всередині компанії, зовнішні — забезпечують зв'язок з іншими установами. |
| У чому різниця між простими та складними документами? | Прості присвячені одному конкретному питанню, складні — містять декілька різних питань. |
| Які бувають документи за формою створення? | Трафаретні (готові бланки з пустими місцями) та індивідуальні (текст пишеться з нуля). |
| Яке призначення реквізиту «Найменування юридичної особи»? | Він офіційно позначає автора документа та його належність до конкретної організації. |
| Де фіксується дата документа та яке її головне юридичне значення? | Дата проставляється під час підписання, затвердження або реєстрації документа у спеціальному полі. |
| Що таке реєстраційний номер документа та навіщо він потрібен? | Це унікальний цифровий або буквено-цифровий код, який присвоюється документу під час реєстрації. |
| Яку роль відіграє заголовок до тексту документа? | Він стисло формулює короткий зміст і відповідає на питання «про що документ?». |
| З яких елементів складається реквізит «Підпис» та яке його призначення? | Містить назву посади, особистий підпис, власне ім'я та прізвище особи, яка видала документ. |
| З чого починається рух вхідних документів в установі? | З перевірки цілісності конвертів, наявності додатків та сортування на документи, що підлягають і не підлягають реєстрації. |
| Яке місце займає реєстрація у процесі документообігу? | Це фіксація факту створення або надходження документа шляхом внесення його даних у реєстраційну форму з присвоєнням номера. |
| Куди спрямовується документ одразу після його реєстрації? | Керівнику організації, який вивчає документ і пише резолюцію з визначенням виконавця, змісту завдання та термінів. |
| У чому полягає етап виконання документа та хто його контролює? | Відповідальний працівник вирішує порушене питання, а служба діловодства стежить за дотриманням дедлайнів. |
| Що відбувається з документом після завершення роботи над ним? | Він підшивається у справу відповідно до номенклатури для тимчасового зберігання, а згодом передається до архіву або знищується. |
| Що таке номенклатура справ організації та навіщо вона потрібна? | Це обов'язковий систематизований перелік назв справ, що створюються в діловодстві установи, із зазначенням строків їх зберігання. |
| Які документи компанії мають строк зберігання «Постійно»? | Статути, установчі договори, протоколи загальних зборів, річна фінансова та статистична звітність, штатні розписи. |
| Який строк зберігання встановлено для кадрової документації? | Накази про прийняття/звільнення, особові картки та розрахункові відомості з зарплати зберігаються 75 років (або за новим законодавством — до ліквідації установи). |
| Скільки часу зберігаються типові управлінські та господарські документи? | Переважно 3 або 5 років (Для бухгалтерських документів - за умови завершення податкових перевірок). |
| Як відбувається процес вилучення документів для знищення? | Спеціальна експертна комісія відбирає документи, строк зберігання яких вичерпався, та складає Акт про вилучення для знищення. |
| Що таке Кваліфікований електронний підпис та яка його головна роль в електронному діловодстві? | Це Кваліфікований електронний підпис, який отримують через офіційних надавачів довірчих послуг. |
| Як електронний підпис захищає документ від підробок після його підписання? | Під час накладання підпису створюється унікальний цифровий код, який "запечатує" файл. |
| Які головні завдання виконують Системи електронного документообігу? | Вони автоматизують створення, маршрутизацію, швидке погодження, контроль виконання та обмін документами. |
| Навіщо в системах документообігу потрібна функція «контроль версій»? | Система автоматично зберігає історію редагувань файла, створюючи версії 1.0, 2.0 тощо, не видаляючи початковий варіант. |
| Чим електронний архів відрізняється від звичайного хмарного сховища? | Електронний архів — це спеціалізована система, яка забезпечує тривале зберігання документів із метаданими, фіксацією часу та захистом від видалення. |
Created by:
user-2041461
Popular Business sets